Teknik Mengatur Skala Prioritas Saat Semuanya Terlihat Penting

Hari-harimu akan terasa lebih mudah.

868 views

Teknik Mengatur Skala Prioritas Saat Semuanya Terlihat Penting

Sebagai pekerja kantoran pasti ada momen di mana kamu merasa semua pekerjaan terlihat penting dan perlu untuk diselesaikan. Sehingga waktu 24 jam rasanya jauh dari kata cukup untuk menyelesaikan semua pekerjaan tersebut.

Sulitnya mengatur skala prioritas pekerjaan menjadi kendala yang membuat kamu dan banyak pekerja lainnya di luar sana sering merasa burnout. Hal ini terbukti dari polling yang pernah dilakukan CNN lewat akun Twitter-nya. Mereka menemukan 77.3% seseorang pernah mengalami burnout saat bekerja. Salah satu aspek yang paling besar mendorong pekerja burnout adalah limpahan pekerjaan dengan hasil polling mencapai 38.7%.

Limpahan pekerjaan yang terasa tak ada hentinya mengharuskan kamu untuk pintar mengatur skala prioritas. Kamu harus bisa membedakan pekerjaan berdasarakan status kepentingannya. Agar bisa melakukannya, berikut teknik yang bisa kamu tiru agar kamu bisa mengatur skala prioritas dengan baik.

Gunakan Eisenhower Matrix

Sejarah munculnya Eisenhower Matrix ini berasal dari seorang jenderal bintang lima dan Presiden Amerika Serikat yang ke-34, Dwight D. Eisenhower. Eisenhower begitu terkenal dengan tingat produktivitasnya yang tinggi karena manajemen waktu yang baik.

Sehingga kepiawaiannya melakukan manajemen waktu ini dituangkan dalam buku "The 7 Habits of Highly Effective People" oleh seorang penulis bernama Steven Covey dan akhirnya melahirkan Eisenhower Matrix.

Secara sederhana Eisenhower Matrix adalah berupa kerangka kerja sederhana agar kamu bisa memprioritaskan berbagai tugas dan mengelola beban kerja yang dimiliki menjadi dua jenis masalah, yaitu masalah yang mendesak dan penting.

1. Mendesak dan Penting

Artinya tugas-tugas ini memiliki skala prioritas yang paling tinggi untuk segera diselesaikan. Biasanya pekerjan seperti ini datang secara mendadak dan tidak terduga. Misalnya adanya revisian baru dari hasil meeting terakhir yang harus segera di submit atau adanya klien baru yang ingin segera dibuatkan rencana bisnis saat mereka bekerjasama nanti.

2. Penting namun tidak mendesak

Pekerjaan ini memiliki skala prioritas yang penting untuk dikerjakan tapi tidak mendesak. Sehingga kamu bisa mengatur kembali waktu pengerjaannya. Kamu tidak perlu merasa khawatir saat tidak bisa melakukannya hari ini, karena pekerjaan dengan status mendesak dan penting lebih tepat untuk kamu kerjakan terlebih dahulu.

3. Mendesak namun tidak penting

Tugas seperti ini yang sering membuat kamu terjebak dan akhirnya sering burnout karena mengerjakannya di hari yang sama, saat kamu sedang mengerjakan tugas yang mendesak dan penting.

Meski tugas ini perlu diselesaikan dengan segera, tapi tidak cukup penting untuk diperhatikan oleh kamu. Apalagi saat kamu sedang mengerjakan tugas yang lebih mendesak dan penting. Jadi cobalah mendelegasikan tugas dengan status mendesak namun tidak penting ini ke rekan kerja atau tim lainnya.

4. Tidak mendesak dan tidak penting

Tugas dengan status seperti ini wajib untuk kamu hilangkan dari daftar pekerjaan yang akan kamu lakukan. Bisa jadi tugas inilah yang sering membuat waktu 24 jam kamu terasa tidak pernah cukup. Misalnya terlalu menghabiskan banyak waktu untuk berbincang di saat jam kerja atau waktu istirahat yang terlalu panjang.

Lewat penggunaan Eisenhower Matrix ini akan sangat membantu kamu dalam menentukan skala prioritas pekerjaan yang tepat. Sehingga kamu tidak mudah merasa burnout saat sedang bekerja.

Aplikasi yang bisa kamu gunakan untuk mengatur skala prioritas pekerjaan

Setelah mengetahui cara penggunaan Eisenhower Matrix kamu bisa membuat daftar pekerjaan menjadi lebih mudah dengan membuat jadwal menggunakan berbagai aplikasi. Aplikasi-aplikasi ini akan mengingatkan kamu berbagai pekerjaan yang perlu kamu kerjaan hari ini, sehingga kamu bisa fokus dan mindful saat mengerjakannya.

1. Google Calender

Aplikasi pertama yang paling mudah dan sering orang gunakan adalah Google Calender. Kamu bisa memaksimalkan Google Calender tidak hanya untuk mengingatkan jadwal meeting, tapi juga list pekerjaan kamu hari ini.

Cobalah buat estimasi pengerjaan dari setiap list pekerjaan hari ini. Sehingga kamu bisa menilai apakah pekerjaan tersebut memang membutuhkan waktu yang lebih lama atau kamu kurang produktif hari ini.

2. Trello

Trello jadi aplikasi selanjutnya yang bisa kamu gunakan untuk membuat jadwal pekerjaan terasa lebih terencana dan tersusun rapi. Trello dilengkapi dengan fitur board yang di dalamnya berisi card dari list pekerjaan yang harus kamu selesaikan lengkap dengan keterangan deadline dan catatan-catatan penting pendukung yang bisa kamu masukkan.

Layaknya papan tulis digital, kamu bisa melakukan checklist saat ada pekerjaan yang sudah selesai dilakukan. Agar semakin menarik, kamu bisa memilih berbagai warna yang kamu inginkan agar tampilan Trello kamu semakin menarik.

Mengatur skala priotas pekerjaan dengan teknik Eisenhower Matrix dan dibantu dengan kedua aplikasi di atas tentunya akan sangat membantu kamu untuk menyelesaikan. Pekerjaan yang selesai dengan baik dan sesuai jawdal akan memberikan efek yang baik bagi tubuh.

Selain terhindar dari burnout, kamu bisa menikmati hidup dengan lebih sering berkumpul bersama keluarga dan orang-orang tersayang lainnya. Bahkan di sela-sela waktu luang kamu bisa improve skill yang kamu inginkan. Gimana tertarik untuk mencoba mengatur skala prioritas?

Bagi kamu yang membutuhkan informasi tentang dunia kerja dan lifestyle lainnya, kamu bisa baca artikel lainnya. Selain itu kamu pemilik cafe atau resto dan ingin memaksimalkan fasilitas WiFi menjadi sumber pemasukan lainnya, kamu bisa bergabung menjadi partner HIGO di sini.