Langkah Meeting Produktif yang Bisa Kamu Terapkan di Kantor

Percaya meeting kali ini bisa bawa solusi

1.293 Views

Langkah Meeting Produktif yang Bisa Kamu Terapkan di Kantor

Hari ini ada agenda meeting, besok ada meeting lagi? Kegiatan meeting memang tidak lepas dari lingkungan bisnis. Berkumpul di dalam satu ruangan untuk membahas berbagai masalah dengan harapan menemukan solusi, menjadi landasan mengapa meeting begitu penting untuk dilakukan.

Namun kenyataannya hampir sebagian besar bukan solusi yang dihasilkan setelah meeting, melainkan masalah baru yang sama-sama membutuhkan solusi.

Sebuah online scheduling service yang dikenal dengan nama Doodle, menemukan kerugian akibat meeting yang tidak produktif. Di U.S sendiri, meeting yang tidak produktif akan memberikan kerugian hingga 399 miliar USD pada tahun 2019.

Agar kamu dan tim di kantor bisa menghindari berbagai kerugian akibat meeting yang tidak produktif, cobalah untuk menerapkan langkah-langkah ini.

1. Pastikan tujuan dari meeting jelas

Tanpa tujuan meeting hanya akan membuat banyak waktu dan tenaga terbuang tanpa hasil. Saat membuat jadwal untuk meeting pastikan kamu sebagai pengundang memberikan brief yang jelas kepada semua anggota kenapa meeting ini penting untuk diadakan.

Tujuan yang jelas membuat meeting berjalan dengan produktif dan efektif, kenapa? Karena kamu hanya akan membahas poin-poin penting saja tanpa membuat topik meeting menjadi lebih lebar tanpa arah.

2. Pastikan kamu orang yang tepat untuk hadir

Salah satu faktor meeting tidak produktif karena jumlah anggota yang terlalu banyak. Sebelum memutuskan untuk hadir pastikan bahwa kamu merupakan orang yang tepat untuk hadir di meeting kali ini.

Kejadian sering yang dirasakan peserta meeting, mereka tidak bisa memberikan kontribusi dengan menghadirkan solusi karena merasa bukan orang yang tepat untuk hadir di sebuah meeting tersebut.

Jumlah peserta yang hadir dengan orang yang tepat menjadikan meeting bisa produktif dan menghadirkan solusi yang efektif, sehingga meeting tidak hanya membuang waktu dan juga anggaran secara percuma tanpa hasil yang jelas.

3. Setiap anggota meeting membawa solusi atau ide

Selain paham agenda meeting yang dilakukan, sebagai pengundang kamu bisa membuat peraturan bahwa masing-masing peserta meeting wajib membawa solusi atau ide yang akan dipaparkan.

Langkah ini diambil agar proses penemuan solusi tidak memakan waktu yang lama, karena setiap peserta meeting sudah memikirkan langkah terbaik atau ide apa yang harus digunakan.

Dengan berbagai alternatif pilihan solusi dan juga ide, kamu sebagai pengundang semakin mudah memutuskan solusi atau ide terbaik yang bisa kamu gunakan dalam masalah yang sedang dihadapi.

4. Cobalah meeting tanpa berbicara

Bagi sebagian besar perusahaan yang tidak bergerak di industri kreatif mungkin masih terasa asing, namun langkah ini patut dicoba bagi kamu dan tim yang sering menghabiskan waktu meeting yang lama tanpa mendapatkan hasil yang jelas.

Kamu sebagai pengundang meeting bisa menyiapkan beberapa sticky note dengan berbagai warna. Sang pengundang meeting akan memberikan sticky note kepada masing-masing peserta meeting dan kemudian memaparkan masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan.

Setelah semua pemaparan masalah telah selesai, sang moderator akan memberikan instruksi kepada seluruh peserta meeting untuk menuliskan solusi atau ide ke dalam sticky note.

Proses penulisan ini akan memangkas banyak waktu yang tidak efisien, karena setiap anggota tidak bisa memberikan sanggahan sekecil apapun atas solusi atau ide yang diberikan dari masing-masing anggota.

Setelah semua ide ditulis dan ditempel, kamu bisa mengelompokan setiap solusi atau ide sesuai dengan kategorinya masing-masing. Setelah dikategorikan kamu sebagai sang moderator akan memberikan sticky note lagi dengan ukuran yang lebih kecil kepada masing-masing peserta meeting, untuk memilih solusi atau ide mana yang paling baik untuk diterapkan.

5. Buat jadwal dari setiap solusi yang dipilih

Setelah solusi atau ide berhasil diputuskan, langkah selanjutnya agar meeting menjadi produktif dan memberikan hasil yang nyata buatlah jadwal kapan solusi ini diterapkan dan seberapa lama waktu yang diperlukan.

Dengan menerapkan langkah tersebut kamu dapat mengevaluasi seberapa besar produktif meeting yang telah dilakukan. Agar dikemudian hari bisa menemukan cara yang paling tepat, untuk mengimplementasikan setiap solusi yang diberikan dari hasil meeting.

Selain beberapa langkah di atas kamu juga bisa mengganti suasa baru untuk meeting dengan tim. Memilih tempat seperti co-working space menjadi langkah yang baik agar meeting kali ini tidak terkesan membosankan.

Ada beberapa co-working space dari HIGOspot yang bisa kamu kunjungi untuk set up meeting di sana. Selain suasananya yang cozy, fasilitas internetnya sangat nyaman untuk kamu gunakan.